36協定について新しいルールができたことはご存知でしょうか。
2018年に働き方改革関連法が成立して以来、残業規制など働き方改革改革に取り組む企業が増えていますが新しい36協定にも注意が必要です。
2020年4月1日より、中小企業でも、適法な36協定のない場合の残業や休日出勤には罰則が設けられたからです。
顧問先の企業にも、「36協定は聞いたことはあるけれど、よくわからない」という経営者もいらっしゃいました。
そこで今回は、36協定の基本的な知識や協定届の内容や手続き方法について弁護士が解説します。
36協定が必要なケース
繁忙期や突発的に忙しくなったときに、やむを得ず労働者に残業や休日出勤をお願いすることもあるでしょう。しかし、何も手続きをしないまま残業させると、法律違反となってしまう可能性があります。労働者に残業を命じるには、「36（さぶろく）協定」と呼ばれる協定が必要です。
労働時間の基本ルール
労働基準法上、労働時間は1日8時間以内・週40時間以内と定められており、これを「法定労働時間」といいます。また、少なくとも週1回は休日を設けなければなりません。これが「法定休日」と呼ばれるものです。使用者はこの労働基準法のルールにもとづいて、労働者に勤務させる時間（所定労働時間）を決定しています。
36協定は法定労働時間を超えて労働させるときに必要
上記のように法律上のルールはあるものの、毎日法定労働時間内に仕事を終えて、法定休日どおりにお休みがとれる会社はそう多くないでしょう。何らかの事情で法定労働時間を超えて労働をさせたり（時間外労働）、法定休日に労働をさせたり（休日労働）せざるをえないときもあるかもしれません。
そのときのために、労働基準法は、労働者に時間外労働や休日労働をさせる場合、労働者と使用者の間で書面による協定を結ぶよう求めています。この規定は労働基準法第36条に設けられていることから、「36協定」と呼ばれます。36協定は、雇入れている労働者が一人でもいれば届出が必要です。
すべての会社が締結しなければならないとは限らない
36協定は、時間外労働や休日労働が発生しそうなときに結ぶものです。たとえば、所定労働時間が9時から17時（休憩1時間）の7時間で週5日働く場合、毎日1時間残業が発生しても、労働時間が1日8時間以内・週40時間におさまります。この場合は、36協定を締結する必要はありません。
36協定の結び方
36協定は、単に書類を書いて提出すればよいものではありません。労働者と使用者が協議のうえ、締結することが必要です。
法律で定められた手続きを経なければ36協定は無効となり、労働者に時間外労働や休日労働をさせると罰せられる可能性もありますので注意しましょう。
過半数労働組合（または過半数代表者）と使用者が締結
36協定は原則として、労働者の過半数を組合員とする労働組合があるときは、その労働組合（過半数労働組合）と使用者が締結します。そのような労働組合がないときは、労働者の過半数を代表する者（過半数代表者）と締結することが必要です。
ここでいう「労働者」は、正社員だけでなく、契約社員やパート・アルバイトも含まれます。ただし、派遣社員は自社と雇用関係にないため、労働者にはカウントしません。
■36協定は事業場単位で締結する
36協定は原則として事業場単位で締結します。同じ場所にある事業場はひとつの事業場として扱いますが、本社・支社（支店）・工場のように拠点が分かれているときは、それぞれの事業場で36協定を締結することになります。
しかし、たとえば社員食堂や企業内診療所などのように、同じ事業場内にあっても労働の態様や労務管理が全く異なる場合は、別個の事業場として取り扱います。したがって、それぞれの事業場における過半数労働組合もしくは過半数労働者と36協定を締結することが必要です。
■過半数代表者の選出方法
先述のとおり、会社に過半数労働組合のないときは、労働者の過半数を代表する「過半数代表者」を選出しなければなりません。では、過半数代表者となるには、どのような要件をクリアする必要があるのでしょうか。
まず、労働基準法上の「管理監督者」以外のすべての労働者に、36協定を結ぶべきか否かを自由に意思表示する機会が設けられていることが重要です。選出の際には、たとえば朝礼や集会などの場において投票や挙手で選ぶなど、民主的な方法で行うことが求められます。客観的に見て、過半数の労働者がその代表者を支持しているとわかる方法でなければならないのです。
■使用者による必要な配慮
次に「使用者」とはどのような者のことを指すのでしょうか。労働基準法上、36協定を締結する「使用者」は明確に定義されていません。そのため、事業主や執行役員だけでなく、労働条件を決定したり、業務の指揮監督をしたりする者も使用者となりえます。たとえば、人事部長や支店長、工場長などが使用者に該当する可能性があるでしょう。
使用者は、労働者が協定を結ぶときに円滑に事務を進められるよう、必要な配慮をしなければならないとされています。「必要な配慮」とは、たとえば、社員が意見を募るときに社内のイントラネットを利用させたり、集会やミーティングを行う際には会議室などのスペースを提供したりすればよいと考えられます。
36協定は労基署へ届け出る
過半数労働組合（または過半数代表者）と締結した36協定は、使用者が事業場の所在地を管轄する労働基準監督署に届け出ます。その際は、原本とコピーを提出し、コピーに受領印をもらうようにするとよいでしょう。その後、就業規則に36協定の範囲内で労働者を残業させることができる旨を定め、これを労働者に周知します。周知の方法には特に決まりはなく、社内のイントラネットで共有する、プリントアウトして壁に掲示するなど、誰もが見られるような形にしておけばよいでしょう。
36協定の締結・就業規則の改訂・労働者への周知をセットで行わなければ、労働者に法定労働時間を超えて行う残業をさせることができません。この場合、残業命令に従わなくてもその労働者を懲戒処分にはできないので、注意しましょう。
36協定の内容は何を書けばいいの？
一般条項
2020年4月1日より、働き方改革関連法の施行に伴い、36協定が一般条項の「様式第9号」と特別条項の「様式第9号の２」の2種類に分かれることになりました。それぞれのフォーマットは、厚生労働省の「作成支援ツールについて」のウェブサイトからダウンロードできます。ここでは一般条項の内容について解説します。
対象期間
対象期間とは、労働者に時間外労働・休日労働をさせることのできる期間のことを指します。36協定は基本的に1年を上限とするものなので、対象期間は1年間とするのが一般的です。もし、何らかの事情で1年以内に業務を終了するときにも、対象期間は1年間としたほうがよいでしょう。
時間外・休日労働をさせる労働者数・業務の種類
ここには、36協定の対象となる業務の種類や労働者の数を記載します。「業務の種類」にはできる限り業務内容を細分化して記入することが必要です。たとえば、製造業であれば、「製造業務」ではなく「機械組み立て」「検査」など、業務内容をより細かく分類して、その業務に従事する労働者の数を具体的に記入します。なお、18歳未満の年少者は時間外労働・休日労働をさせることができないため、ここの労働者数から除外します。
具体的事由
時間外労働・休日労働をさせる理由を具体的に書きましょう。それぞれの業務内容に応じて、「月末の決算業務」「臨時の受注」などとします。「業務上やむを得ない場合」「業務上必要な場合」など、長時間労働の常態化を招きかねないものは認められないので注意しましょう。
延長できる限度時間
36協定を出せば法定労働時間を超えて労働させられるといっても、無制限に残業させられるわけではありません。法定労働時間を超えて労働させる時間は、1ヶ月45時間以内、年360時間以内に収める必要があります。36協定届には、1日あたり・1ヶ月あたり・1年あたりの労働時間をそれぞれ記入しなければならないので、業務の種類ごとに労使で話し合って合意することが必要です。
特別条項付協定
新方式での一番の違いは「一般条項」のみの協定と、「特別条項付き協定」では別書式になったことです。「特別条項付き協定」では、先に説明した一般条項に加えて、特別条項に関する書面の２枚を提出することになります。
時間外労働（残業時間）が一時的に月45時間以内、年360時間以内に収まらない可能性があるときは、「特別条項付き協定」を締結します。
特別条項付き協定とは、「臨時的な特別な事情」（労働時間が時間外労働の限度時間を超えそうな特別な事情）があるときに、労使で合意すれば月45時間・年360時間を超えた時間外労働を認めるとするものです。
■「臨時的な特別な事情」とは
「臨時的な特別な事情」は、「なんとなく忙しくなりそうだから」「念のために残業時間の限度枠を大きくとっておきたい」などのあいまいな理由は認められません。具体的に「臨時的」「特別な事情」があることを示すものであることが必要とされています。
たとえば、以下のような内容が想定されます。
- 予算・決算業務
- 大規模なクレームへの対応
- 納期のひっ迫
- 機械トラブルへの対応
- ボーナス商戦に伴う業務の繁忙
■労働者の健康確保措置が義務づけられている
特別条項では、限度時間を超えて時間外労働させる労働者の健康・福祉を確保するための措置を講じることが使用者に義務付けられています。その措置については以下の中から選び、具体的な内容を記入しなければなりません。
- 医師による面接指導
- 深夜業（22時～５時）の回数制限
- 終業から始業までの休息時間の確保（勤務間インターバル）
- 代償休日・特別な休暇を付与
- 健康診断の実施
- 連続した年次有給休暇の取得を促進
- 心とからだの健康問題についての相談窓口を設置
- （必要に応じて）配置転換
- 産業医等による助言・指導や保健指導
時間外労働の上限規制
もっとも「特別条項付き36協定」を結んだからといって無制限に労働時間を延長できるわけではないことに注意が必要です。
36協定によって「法定労働時間」より働くことはできますが、特別条項を付けた36協定による労働時間の延長にも「上限規制」があるのです。
具体的には、年に6月まで、時間外労働・休日労働あわせて月100時間まで、連続した2～6か月で平均80時間までという上限規制があります。
また、時間外労働は年720時間以内まで認められます。
上限規制の経過措置
上記の上限規制は、大企業へは2019年4月より適用されていますが、中小企業も2020年4月より適用が開始されることになります。
ただし、中小企業の場合、2020年3月31日を含む期間について対象期間を定めた場合は、その協定の対象期間の初日から1年間は上記のような上限規制を適用しない、とされています。
また、法改正により、時間外労働をした時間が月60時間を超えると、使用者は労働者に対し、基本時給の50％増の割増賃金を支払わなければなります。
こちらも中小企業には経過措置があり、2023年3月末までは25％の割増賃金率でよいとされています。
しかし、中小企業といえども３年後には50％の割増賃金規程が適用されます。過度な時間外労働を削っていかなければ経営が成り立たなくなるでしょう。
36協定が労働基準法違反になるケースとは
36協定を労働基準監督署に届け出ていても、労働基準法に違反しているケースがあります。ここでは、ありがちな違法となりうる4つのケースについて見ていきましょう。
会社側が勝手に36協定を提出している
36協定は、労働者の過半数労働組合または過半数代表者と使用者との間で、時間外労働や休日労働について合意した上で結ぶものです。
そのため、会社側が過半数労働組合あるいは過半数代表者に相談もなく勝手に36協定届を作成して労基署に届け出た場合は、労働基準法違反となり無効です。また、労働基準法で管理監督者にあたる者や、使用者側が指名した労働者が過半数代表者となった場合も、民主的な手続きで選ばれた代表ではないとして違法になります。
一般条項での36協定しか結んでいないのに月45時間以上残業させる
36協定を結んでいても、一般条項での協定しか結んでいないときは、使用者は労働者に月45時間以上残業させることはできません。
会社側が労働者に月45時間以上残業しないように命じていても、時間外労働が月45時間以内には到底おさまらない業務量になっている場合は、違法となる可能性があります。また、終業時間後に会議や会社で定められた研修に参加していて月45時間を上回った場合にも労働基準法違反となることがありますので注意が必要です。
特別な事情がないのに月45時間以上残業させる
労働者に月45時間以上残業させる場合は、臨時的かつ特別な事情があることが必須条件です。そのため、「忙しいから」などの漠然とした理由で、恒常的に月45時間以上残業させている場合は違法となります。また、時間外労働が45時間以上となる月が年7回以上になったときは、特別条項付き協定を結んでいても違法です。
残業により労働者が著しく不利益を被っている
残業を命じられることによって労働者が著しく不利益を被るときも、違法となる可能性があります。たとえば、労働者が妊娠初期で体調が不安定なときや、家族が危篤状態にあるとき、自分が体調不良のとき、育児・介護が必要な家族がいるときなどには、残業を強制できません。
働き方改革の必要性は知られていながら、法定労働時間内に仕事をきちんと終えられるような会社はまだまだごく少数です。やむを得ず法定労働時間を超えて労働させる場合は、違法な残業にならないよう、ルールを守って36協定を締結するようにしましょう。