テレワーク導入に必要！就業規則の変更と秘密保持規程の策定

テレワークを導入するには、設備を整えるだけではなく、就業規則や秘密保持規程などの法的なルールを整備する必要があります。

テレワークと就業規則・秘密保持規程

働き方改革やワークライフバランスがささやかれ始めた頃から、その有力な手段として注目を集め、また政府も推進してきた「テレワーク」。新型コロナウイルス感染症拡大による昨今の情勢をきっかけに、その導入に乗り出そうとする企業も多いのではないでしょうか。

しかし、これまでテレワークとは縁のなかった企業が実際にテレワークを導入するためには、物理的な利用端末の準備や社内での制度の準備、またそれらに要する費用の工面など、様々な準備が必要になります。さらに、企業法務の観点から重要なものとしては「社内の労務管理」また「情報の管理」への対応が挙げられるでしょう。

そこで今回は、企業におけるテレワーク導入時に必要な「就業規則の変更」や「秘密保持規程の策定」について解説していきます。

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0．テレワークとは？

そもそも「テレワーク」というのはどのような働き方を指すのでしょうか？内閣府の資料によれば、テレワークは「ICTを活用し、場所や時間を有効に活用できる柔軟な働き方」と定義されています。
また、テレワークは業務を行う場所に応じて、次の3種類に分類されます。

①在宅勤務

②サテライトオフィス勤務

③モバイル勤務

1．テレワーク導入と就業規則

さて、このように多様なテレワークのうちいずれかを導入するにあたって、重要な対応の一つに「就業規則の変更」が挙げられます。
日々の就業において、就業規則を強く意識する場面は少ないでしょう。それゆえ、多くの企業で就業規則の形骸化が見られます。しかし、就業規則はいわば会社と労働者の間のルールブックのようなものです。

したがって、労使は共に就業規則に定められた内容を守らなくてはなりませんし、労働者にルールとは違った働き方をさせる際には、その働き方に合うようにルールを適切に変更していく必要があるのです。

1-1：就業規則の変更が必要になるケース

テレワークによる勤務に対しても、通常の勤務と同様に労働基準法などが適用されます。よって、通常勤務とテレワーク勤務において、労働条件の相違がなければ就業規則を変更する必要はありませんが、労働条件に相違が生じる事項がある場合は、就業規則の変更が必要となります（労働基準法89条）。
なかでも、テレワーク勤務に限って必要な規程があることに注意が必要です。

一般的には、次のような事項を定めることになるでしょう。

テレワークの勤務を命じることに関する規定

通常勤務とは異なる労働時間に関する規定

労働者の費用負担に関する規定

上記を含め、労働基準法第89条によって求められる規定事項を整理すると以下のようになります。

〈必ず規定すべき事項〉

• テレワークを行わせることに関する事項

〈テレワークについて通常とは異なる取扱いをする場合に規定すべき事項〉

• テレワーク用の労働時間
• テレワーク用の手当等の賃金制度
• テレワーク時に利用する機器や通信費の費用負担
• テレワーク時の安全衛生
• テレワーク用の社内教育や研修制度
• テレワーク用の災害補償
• テレワーク用の表彰及び制裁

1-2：「テレワーク勤務規程」の作成

テレワーク勤務に係る労働条件の規定方法としては、ここまで説明してきたように就業規則本則の内容を変更する以外にも、「テレワーク勤務規程」等の個別規程を新たに設ける方法があります。この場合、設けられた個別規程は、就業規則の一部とされます。就業規則の変更を行ってテレワーク勤務に関する規定を入れるか、テレワーク勤務規程等の個別規程を新たに作成するかは、各企業の自由です。
ただし、別個にテレワーク勤務規程を作成する場合には、「在宅勤務規程」「サテライトオフィス勤務規程」「モバイル勤務規程」と、テレワークの形態ごとに規程を分けることが望ましいでしょう。

1-3：就業規則で規定するとよい事項

当事務所では，各種テレワーク勤務規程を用意するとき、主に以下のような事項を規定していきます。

1-4：就業規則の変更手続

就業規則の作成・変更については、一定の手続が定められています。テレワーク導入に向けては、就業規則を変更するまたはテレワーク勤務規程等の個別規程を設ける方法がありますが、いずれの方法を採る場合にも、労働基準法所定の手続が必要となります。
就業規則の作成・変更に係る手続きは以下のとおりです。

①　規則案を作成する

②　意見書の作成

③　労働基準監督署に届け出る

1-5：就業規則を変更する際の注意点

テレワークの導入に伴い、就業規則を変更または作成する際には、特に以下の点に注意が必要です。

不利益変更には合意を要すること

届出は事業場ごとに行うこと

社内周知の徹底を図ること

テレワーク用秘密保持規程の策定・締結も忘れずに

情報や技術等の保護に敏感な昨今では、社内規程として秘密保持規程や情報取扱規程を備え、さらに従業員に秘密保持誓約書を書かせている会社も多いと思います。
しかし、テレワークを導入するにあたっては、改めて秘密情報の管理の様態や諸規定の整備状況を確認し、必要に応じて見直しを図る事が有用と考えられます。
ここでは、テレワーク導入の際に秘密保持規程に入れるべき条項や注意点について解説します。

2-1：テレワークに秘密保持規程は不可欠

テレワークを行うにあたっては、日頃は会社内部で厳密に保管され持ち出されることのない顧客情報や営業秘密に係る情報を、紙媒体やデータ等で社外に持ち出す必要性も生じますが、適切な管理下にない情報の持ち出しは重大な情報漏洩の危険性を孕んでいます。

会社の保有する各種情報は、多くの場合、秘密とされていることで他社との差別化を図り自社の競争力を高めており、その漏洩は企業経営に大きなダメージを及ぼしかません。
また、対外的にも、情報漏洩の発生は企業イメージを大きく損なうレッテルとなり、漏洩した情報の内容によっては取引先からの損害賠償などを受ける可能性もあります。

そのため、テレワーク勤務の導入にあたっては、秘密保持規程等の関連規程を改めて見直す又は新たに整備し、通常勤務における情報の取扱いに関する規定に加えて、テレワークの実施を意識した規定を置く必要があります。

2-2：秘密保持規程に入れるべき項目とは

漏洩してはならない秘密情報の定義

〈秘密情報の定義例〉

• 製造技術、設計に関する事項
• 企画開発に関する事項
• 製品販売・顧客情報に関する事項
• 財務・経営に関する事項
• 人事管理に関する事項
• 他社との業務提携に関する事項
• 子会社、関連会社に関する事項
• その他会社の業績に影響を及ぼし得る事項

報告・協力義務

目的外使用の禁止

資料等の返還義務

違反時の損害賠償責任

2-3：秘密情報管理のポイント

また、直近では令和２年5月７日付で、経済産業省知的財産政策室より「テレワーク時における秘密情報管理のポイント」が発行されています。

この文書は、あくまで不正競争防止法上の「営業秘密」保護の観点から、会社の秘密情報を適切に守りつつテレワークを実施していくためのポイントを示したものです。とはいえ、秘密情報の保護に役立つ手法として補助的に示されている事項は、秘密保持規程への規定事項として十分に参考になりうると考えられます。そこで、文書内で示されている手法を簡単に整理しておきます。

テレワークに馴染まない秘密保持規程の規定

秘密情報の持ち出しに関するルールの整備

持ち出した情報のコピー等に関するルールの整備

ローカルフォルダへの保存にあたってのルールの整備

自宅外でのテレワークを実施する場合のルールの整備

3．テレワークと情報セキュリティ

ICTを活用し、オフィス外でも効率的に業務を遂行していくことができるテレワークですが、その便利さの裏返しとして生じる様々なセキュリティリスクから目を背けることはできません。

前述の秘密保持規程と共通項も多い論点ですが、ここでは、規程よりも広く、テレワークにおける情報セキュリティを実現するためにとるべき管理措置をまとめます。

3-1：テレワークセキュリティガイドライン

「テレワークセキュリティガイドライン」は、総務省により策定された、テレワークを導入しようとする会社の情報セキュリティ対策の検討において参考とするべきものです。

3-2：個人情報保護

テレワーク業務を行う中で個人データを取り扱う場合には、個人情報保護法に求められる措置も講じる必要があります。

個人情報の保護に関する法律第20条は、個人情報取扱事業者に対し、個人データの漏洩等の防止など個人データに関する安全管理措置の実施を義務付けており、個人情報保護法についてのガイドラインには、具体的な措置例等が定められていますので、これに従って管理措置を行っていくことになります。

3-3：テレワークにおける情報管理措置

以上を踏まえ、テレワークセキュリティガイドラインに、個人情報保護ガイドラインの求める安全管理措置をも考慮した場合、講じるべきと考えられる各措置の概要は次のとおりとなります。

4．テレワーク導入に利用できる助成金

このように、新たにテレワークを導入しようとすると、設備投資や手続には何かとコストがかかります。そこで、費用的な負担を一部軽減することで、なんとか会社にはテレワーク導入を推進してもらおうと、厚生労働省をはじめ様々な公的機関がテレワーク導入に伴う「助成金」を打ち出しています。
ここでは、現在の2大助成金を、簡単にご紹介します。

4-1：厚生労働省：働き方改革推進支援助成金

新型コロナウイルス感染症対策として、テレワークを新規導入する中小企業主に対して、対象経費の合計額の１/２が支給される助成金です。

対象となる中小企業主

対象となる取組み

対象要件

支給額

4-2：経済産業省：IT導入補助金　C類型

IT導入支援事業者とのITツール導入に関する相談を経て申請することで、ツール導入費用のうち2/3が、事業実施期間経過後に支給される補助金です。
従来より、A類型・B類型は運用されていましたが、この「C類型」は、昨今の新型コロナウイルス感染症が事業環境に与えた影響への対策及び同感染症の拡大防止に向け、具体的な対策に取り組む事業者によるITツールの導入を優先的に支援するために新設されました。

C類型では、補助率や対象となる経費に主な変更があり、従来の二類型に比べて補助対象事業への支援の色が濃くなっています。

対象となる事業主

対象となる取組み

支給額

5．最後に

テレワークを導入するには、就業規則や秘密保持規程の作成または見直し、情報管理関連措置の策定といった社内での手続きに労力を要する上に、通信機器等の購入費用などに金銭的な負担もかかります。

しかし、テレワークという就業形態は、従業員の育児や介護による離職を防ぐことができるほか、遠隔地の優秀な人材を雇用することができるなど、人事面でのメリットも大きく、また通勤費やオフィス維持費の削減などコストダウンも実現できます。

さらに、場所を選ばないからこそ、昨今のような未曽有の事態に直面した場合でも柔軟に事業を継続することができるという強みは、皆様方が一番身に染みて感じられたかと存じます。

現在は、テレワーク導入のための助成金制度も新しく創設されていますので、これらを上手く利用しながら就業規則の変更などの導入を進めるのが、金銭的な負担は小さく済むでしょう。

弁護士法人フルサポートは、労務問題に強い事務所です。元社労士の弁護士が中心となり、企業の労務体制などを整えることにも力を入れております。
これまで、多くの中小企業の就業規則や秘密保持規程を策定してきました。お気軽にご相談ください。